När ett företag låter en anställd använda en företagsbil är det viktigt att både arbetsgivare och förare har en tydlig, skriftlig överenskommelse om hur bilen får användas och vilket ansvar som gäller.
Det handlar inte bara om att ha ett internt dokument för ordningens skull – det handlar om att skydda både företaget och den anställde mot tvister, oklarheter och försäkringsproblem.
Det starkaste och mest etablerade sättet att göra detta är att skapa ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon).
Ett TRF-kort är i praktiken själva bilpolicyn för en specifik bil och den förare som får använda den, och fungerar som ett bindande avtal som gäller från första dagen bilen lämnas ut.
Att låna ut eller leasa ut en bil till en anställd innebär alltid ett delat ansvar. Utan ett dokument som tydligt klargör rollerna kan det snabbt uppstå problem:
En muntlig överenskommelse räcker sällan när det väl händer något. Försäkringsbolag, myndigheter och i vissa fall även Skatteverket behöver kunna se att företaget formellt har upplåtit fordonet till en viss förare. Ett TRF-kort är därför inte bara praktiskt – det är en trygghetsfråga.
Ett TRF-kort kopplar ihop:
Med dessa grundläggande uppgifter är det helt klart vem som har rätt att köra bilen och under vems ansvar den används. Det fungerar också som ett erkänt intyg vid polis- eller tullkontroller – även utomlands – och underlättar vid kontakt med försäkringsbolag.
Företag som låter medarbetare köra företagsbilar rekommenderas starkt att alltid skriva en bilpolicy i form av ett TRF-kort.
Det är en enkel men juridiskt hållbar lösning som:
Oavsett om det gäller en tjänstebil, servicebil eller förmånsbil är TRF-kortet den handling som gör att alla vet vad som gäller – både i vardagen och när något oväntat inträffar.
En välformulerad bilpolicy är en trygghet för alla parter. Genom att använda ett TRF-kort får företaget ett bindande dokument som bekräftar vem som disponerar bilen och vilka regler som gäller. Det är en enkel åtgärd som ger långsiktig trygghet och som rekommenderas för alla företag som låter anställda använda företagsbilar.
